Gebruikersvoorwaarden en privacyverklaring
1. Algemeen
Het aanmeldingssysteem is een digitale toepassing die het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) liet ontwikkelen en ter beschikking stelt van initiatiefnemers voor het aanmelden van leerlingen voorafgaand aan hun inschrijving in een school. Het aanmeldingssysteem zal de voorkeuren van leerlingen voorafgaand aan het inschrijven registreren.
De initiatiefnemer van de aanmelding zal het aanmeldingssysteem zelf instellen en beheren. De initiatiefnemer zal worden aangeduid door de deelnemende schoolbesturen.
Het doel van het aanmeldingssysteem is om elk kind toe te wijzen aan de school van zijn/haar hoogste keuze waarvoor het kind (door het aanmeldingssysteem) gunstig geordend is.
Na afsluit van de aanmeldingsperiode krijgt de aanmelder een e-mail met het resultaat van de aanmelding, op basis waarvan ze het kind kunnen inschrijven tijdens de inschrijvingsperiode voor aangemelde kinderen.
Indien de aanmelder geen e-mailadres opgeeft, dan ontvangt de aanmelder een bericht via de post.
AGODI en de schoolbesturen raden de gebruiker aan om deze gebruiksvoorwaarden en het toepasselijke beleid op vlak van gegevensverwerking en gegevensbescherming aandachtig te lezen vooraleer het gebruik van de toepassing verder te zetten.
Door het aanmeldingssysteem te gebruiken, verklaart de gebruiker dat hij/zij, conform het Belgisch burgerlijk recht, bekwaam is om zijn/haar rechten uit te oefenen of – indien minderjarig – dat hij/zij voorafgaande geldige toestemming heeft verkregen van ouder(s) of wettelijke vertegenwoordigers om gebonden te zijn aan deze gebruiks- en privacy voorwaarden.
De beslissingen over een minderjarige worden steeds genomen door de personen die het ouderlijk gezag uitoefenen (zie omzendbrief betreffende ouderlijk gezag in het onderwijs met nummer NO/2005/01 ). Wanneer iemand een minderjarige wil aanmelden, heeft deze persoon steeds toestemming nodig van degene die het ouderlijk gezag uitoefent.
2.2. Oneigenlijk gebruik en juistheid van de gegevens
De gebruiker is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die geregistreerd worden in het aanmeldingssysteem.
De gebruiker maakt geen oneigenlijk gebruik van het aanmeldingssysteem. Onder oneigenlijk gebruik wordt onder andere verstaan:
- het gebruik van het aanmeldingssysteem volgens hem/haar niet toegekende rechten;
- het opzettelijk invoeren van foutieve gegevens - De persoon die het ouderlijk gezag uitoefent is verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van de gevraagde gegevens in de applicatie. Wanneer nadien blijkt dat een leerling een toewijzing heeft gekregen op basis van verkeerde of onvolledige informatie, kan de leerling zijn recht op inschrijving verliezen;
- het meermaals aanmelden van een leerling;
- het ongeoorloofd verspreiden van gegevens van andere gebruikers.
Bij oneigenlijk gebruik zullen de nodige juridische stappen worden ondernomen.
2.3. Aanmelden via de toepassing en geheimhouding van aanmeldgegevens
Aanmelden gebeurt bij voorkeur via het toegangsbeheer van de Vlaamse Overheid. Maar het is ook mogelijk om aan te loggen via gebruikersnaam en paswoord.
Elke gebruiker dient zorgvuldig om te gaan met zijn gebruikersnaam en paswoord en is tot geheimhouding ervan gehouden. Indien een gebruiker kennis heeft van verlies van een gebruikersnaam of paswoord of van elk ongeoorloofd gebruik door derden van een gebruikersnaam of paswoord, of een dergelijk verlies of ongeoorloofd gebruik vermoedt, neemt hij onmiddellijk alle nodige maatregelen.
Elke gebruiker blijft aansprakelijk voor alle, rechtstreekse of onrechtstreekse, schade ontstaan door het, al dan niet geoorloofd, gebruik van zijn gebruikersnaam of paswoord dat heeft plaatsgevonden vóór het tijdstip waarop de gebruikersnaam en het paswoord geïnactiveerd werden.
2.4. Kosten voor gebruik van het systeem
Voor het gebruik van het aanmeldingssysteem is de gebruiker op geen enkel moment een vergoeding verschuldigd.
2.5. Meer info nodig?
2.6. Een klacht?
Voor klachten en vaststellingen over technische fouten en zuiver materiële vergissingen voor of na de definitieve toewijzingen kan de gebruiker contact opnemen met de ombudsdienst inschrijvingen via info@atheneumdetandem.be .
Daarnaast kan de gebruiker en andere belanghebbenden een klacht indienen bij de Commissie inzake Leerlingenrechten bij niet akkoord van een weigering op basis van bereikte capaciteit.
https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/directies-en-administraties/organisatie-en-beheer/commissie-inzake-leerlingenrechten/commissie-inzake-leerlingenrechten-hoe-dien-je-een-klacht-in
3. Privacyverklaring
In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken wanneer u gebruik maakt van de toepassing.
We nemen uw rechten bij gegevensverwerking ernstig en verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen zoals die zijn voorgeschreven door de AVG, desgevallend aangevuld door federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming bij de verwerking van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring trachten we uw vragen met betrekking tot de gegevensverwerking in het kader van het aanmeldingssysteem te beantwoorden.
Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
AGODI en de schoolbesturen treden op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Ieders verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in een onderlinge overeenkomst. De gegevens worden verwerkt op basis van het algemeen belang dat aan de verantwoordelijken is opgedragen.
FrontForce NV is verwerker voor AGODI die instaat voor ontwikkeling, beheer en onderhoud van het systeem en de software.
Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met de initiatiefnemer van de aanmeldingsprocedure door te mailen naar info@atheneumdetandem.be . U kunt daar ook terecht met opmerkingen en suggesties.
Welke gegevens verwerken we over u en waarom?
In het aanmeldingssysteem verwerken we uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.
Hieronder vindt u een opsomming van de categorieën van persoonsgegevens die we verwerken per categorie van betrokkenen en waarom we deze verwerken:
De ouder:
- Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie
- Contactgegevens: nodig om contact op te nemen in geval van vragen bij het aanmeldingsdossier, nodig om het resultaat van de toewijzing te kunnen communiceren.
- Gegevens met betrekking tot voorrang (vb. kind van personeel): nodig om een rangorde voor toewijzing te kunnen opmaken.
- Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie
- Aanmeldingsgegevens zoals keuze school, gegevens m.b.t. voorrang, bewijsstukken m.b.t. voorrang, gegevens voor ordening: nodig om een rangorde voor toewijzing te kunnen opmaken.
- Resultaat van rangordemotor (toewijzingslijst, toewijzingsbericht, weigeringsdocument): nodig om het resultaat van de toewijzing te kunnen communiceren.
- Inschrijvingsstatus van de leerling: nodig om een actueel zicht te hebben op het aantal geweigerde leerlingen binnen het aanmeldingsinitiatief met het oog op eventuele uitbreidingen van capaciteit. Nodig om ouders een actueel zicht te bieden op de plaats van hun kind op de weigeringslijst.
- Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie
Foute gegevens
Het kan zijn dat de informatie die u terugvindt in het aanmeldingsportaal onjuist, verouderd of onvolledig is.
De aanmelder of enig ander persoon met toegang tot het dossier kan tijdens de ‘Aanmeldingsperiode’ zijn aanmeldingen wijzigen (vb. een extra school toevoegen, verwijderen of de volgorde veranderen), bijkomende personen toevoegen of andere gegevens aanpassen. Van elke wijziging in het dossier krijgt de aanmelder een bericht via e-mail.
Cookies
We verwerken bij het gebruik van het aanmeldingssysteem ook gegevens door middel van cookies. Cookies zijn kleine gegevens- of tekstbestanden die op uw computer of mobiele apparaat worden geïnstalleerd wanneer u een website bezoekt of een (mobiele) toepassing gebruikt. De cookies die gebruikt worden, zorgen voor een optimale werking van de website of toepassing en worden niet gebruikt voor andere doeleinden.
Hieronder vindt u een overzicht van de cookies die gebruikt worden binnen het aanmeldingssysteem.
- Wie? Alle scholen van het samenwerkingsverband duiden één of enkele personen aan die de centrale opvolging van het aanmeldsysteem op zich neemt.
- Toegang? Een beheerder kan alle leerlingendossiers inzien en heeft ook toegang tot het digitale logboek.
- Wie? De helpdeskmedewerker wordt aangeduid door de beheerder.
- Toegang? Een helpdeskmedewerker kan alle leerlingendossiers inzien om vragen van gebruikers bij de aanmelding te kunnen beantwoorden. Het is ook mogelijk dat de helpdeskmedewerker een controle uitvoert op de gegevens mbt de voorrang.
- Wie? De medewerker van een school wordt aangeduid door de directeur van een school.
- Toegang? De medewerker kan een eventuele controle uitoefenen op de voorrang broer/zus en/of voorrang voor kinderen van personeel. De medewerker heeft toegang tot de toewijzingslijst op het niveau van de vestigingsplaats van de eigen school met het oog op de verdere inschrijving in de school. De medewerker ziet niet voor welke andere scholen de leerling zich aanmeldde en welke voorkeurorde.
- Toegang? De directeur kan zien wie beheerder is voor het samenwerkingsverband waar ze deel van uitmaken en kan een medewerker van de school aanduiden. Deze rol heeft geen toegang tot leerlingengegevens.
- Toegang? Deze rol maakt een nieuw samenwerkingsverband aan en voegt de betrokken scholen toe.
De applicatiebeheerder kan enkel de beheerder(s) per samenwerkingsverband zien, geeft feeback over de kwaliteit aan het aanmeldingsinitiatief en heeft geen toegang tot leerlingengegevens.
- het recht op inzage in uw persoonsgegevens;
- het recht op verbetering van uw persoonsgegevens;
- het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens;
- het recht om uw toestemming in te trekken en het recht om u te verzetten tegen een verwerking.